Uw medische gegevens

In Heliomare gaan we zorgvuldig om met uw (medische) gegevens die zijn opgeslagen in een elektronisch dossier. Ontwikkelingen om medische gegevens met u te delen zijn bij Heliomare in volle gang.

U heeft recht op bescherming van uw medische en persoonlijke gegevens. U kunt ervan uitgaan dat alles wat u met uw arts, behandelaar of hulpverlener bespreekt vertrouwelijk behandeld wordt. Alleen de personen die betrokken zijn bij uw behandeling, zijn op de hoogte van uw gegevens, voor zover dit noodzakelijk is voor hun werkzaamheden.

Uw (elektronisch) zorg- of cliëntdossier

In Heliomare werken we met een elektronisch patiënt- of cliëntdossier. Hierin staan al uw (medische) gegevens, inclusief rapportages van uw behandelteam. De elektronische dossier die Heliomare gebruikt zijn:

• HiX met een zorgportaal (MijnHeliomare) voor patiënten en cliënten medisch specialistische revalidatie.
• Rapasso door Arbeidsintegratie
• ONS door Behandelprogramma Hersenz, Ambulante begeleiding en Klas op Wielen. ONS werkt met het patiëntenportaal CAREN. 

Zorgportaal medisch specialistische revalidatie MijnHeliomare

Als u bij ons in revalidatiebehandeling bent, heeft u inzage in uw digitale revalidatiedossier via het zorgportaal MijnHeliomare. U kunt daar uw afspraken bekijken, relevante medische gegevens en uitslagen van uw onderzoek inzien en u vindt de correspondentie tussen uw behandelend arts en andere medische specialisten. Inloggen in het patiëntenportaal kan via portaal.heliomare.nl. U kunt hier ook controleren of de juiste persoonsgegevens zijn geregistreerd. U logt in met uw DigiD+ gegevens, in een veilige online omgeving, waar en wanneer u maar wilt. Meer informatie over MijnHeliomare. 

Cliëntportaal Caren

Cliënten van Hersenz en Ambulante begeleiding en ouders van kinderen bij Klas op Wielen hebben via Caren inzage in gegevens over behandeling en begeleiding. Inloggen kan via www.carenzorgt.nl met een code die u van Heliomare ontvangt. Een handleiding is te vinden op website van Caren. 

Online behandeling (e-health)

Bij een aantal revalidatieprogramma's wordt gebruik gemaakt van het e-health platform van Minddistrict. Daarin kunt u verschillende modules volgen. Als u wordt opgenomen in ons revalidatiecentrum of een afspraak heeft op de polikliniek, ontvangt u een link naar dit platform voor een (digitaal) Welkom. 
Heeft u problemen met inloggen op het platform? Dan kunt u terecht voor ondersteuning op de website van Minddistrict. 

Uw Persoonlijke Gezondheidsomgeving (PGO)

Steeds meer patiënten maken gebruik van een persoonlijke gezondheidsomgeving (PGO). Dit is een app of website waarin u gratis een kopie kunt ophalen van uw medische gegevens. Veelal kunt u ook zelf gemeten gegevens over uw gezondheid toevoegen. Bijvoorbeeld bloeddruk of gewicht. Er zijn verschillende PGO’s waar u uit kunt kiezen. PGO’s zijn nieuw. Bij bijna alle huisartsen in Nederland kunt u uw PGO gebruiken om het advies van uw huisarts nog eens te lezen. Of de uitslag van een onderzoek te bekijken. Ook andere zorgverleners, zoals ziekenhuizen en ggz-instellingen, sluiten zich één voor één aan. PGO’s kunnen steeds meer en worden ook steeds beter. Ook bij Heliomare kunt u (medische) informatie ophalen met uw PGO. Meer informatie over het PGO vindt u hier. 

Inzage, delen gegevens en bewaren en vernietigen dossier

U heeft te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen de verstrekking van informatie aan anderen dan uw behandelaar of hulpverlener. Verder heeft u recht op inzage, rectificatie, wissing en beperking van bewerking. 

Welke gegevens bewaart Heliomare van u?

Als zorginstelling is Heliomare wettelijk verplicht om bepaalde gegevens te bewaren. Hieronder vindt u een overzicht van welke gegevens. De bewaartermijn van uw medische revalidatiedossier is volgens de Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst 20 jaar. 

Medisch dossier

Wij zijn op basis van de wet (WGBO) verplicht om een medisch dossier twintig jaar te bewaren na de laatste wijziging in het dossier.

Het medisch dossier bevat, in elk geval, de volgende persoonsgegevens:

• Voor- en achternaam
• Geboortedatum
• Geslacht
• Contactgegevens
• Bankrekeningnummer
• BSN
• Patiëntnummer
• Medische gegevens (waaronder oorzaak van letsel, overdracht van ziekenhuis, zorgplan, medicatievoorschriften, diagnoses, uitslagen onderzoeken)
• Gegevens over arbeidsongeschiktheid (ingeval van arbeidsintegratie)
• Gegevens over behandeling en begeleiding van leerlingen (ingeval van speciaal onderwijs)
• Contactgegevens noodpersoon

Wanneer u een verzoek bij ons indient voor het vernietigen van uw medisch dossier zijn bovenstaande gegevens niet langer bij ons beschikbaar.

Fiscale gegevens

Gegevens die betrekking hebben op onze financiële administratie zijn wij verplicht te bewaren voor zeven jaar. Denk hierbij aan:

• Factuurgegevens
• Declaratiegegevens (bijvoorbeeld ter facturatie richting zorgverzekeraar)
• Betaalgegevens
• BSN (voor zover gebruikt in declaratieketen)
• Verrichtingen-/DBC-codes voor zover nodig voor facturatie

Als onderneming zijn wij op basis van de wet administratieplichtig. Dit betekent dat ook na het vernietigen van uw dossier, gegevens die relevant zijn voor onze financiële administratie, wij in ieder geval zeven jaar bewaren. Na het verstrijken van deze termijn, vernietigen we ook deze gegevens.

Verzoek vernietigen medisch dossier

U heeft als cliënt/patiënt het recht om uw medisch dossier te laten vernietigen. Voor de vernietiging dient u een verzoek in bij ons. Dit verzoek kunt u schriftelijk of digitaal bij ons indienen door het vernietigingsverzoekformulier in te vullen. U kunt dit aan ons mailen of per post versturen. Vermeld bij uw verzoek de volgende gegevens:

• Voor- en achternaam
• Geboortedatum
• Burgerservicenummer (BSN)
• Patiëntnummer
• Welke gegevens u wil laten vernietigen – het gehele dossier dan wel specifieke gegevens
• Handtekening (van wettelijk vertegenwoordiger indien van toepassing)

Het formulier kunt u per post versturen aan: 

Heliomare
t.a.v. functionaris gegevensbescherming
Postbus 78
1940 AB  Beverwijk

U kunt het formulier per e-mail versturen aan informatieveilig@heliomare.nl.

Na ontvangst nemen wij uw verzoek in behandeling. Wij streven ernaar uw verzoek binnen één maand te behandelen. Bij complexe verzoeken kan deze termijn met twee maanden worden verlengd. Blijkt uw verzoek complex te zijn, informeren wij u hier binnen de eerste maand over.

Het recht op vernietiging van het medisch dossier geldt niet zonder meer. Dit betekent dat wij niet in alle gevallen aan uw verzoek kunnen of mogen voldoen. Bijvoorbeeld wanneer wij op grond van wet- en regelgeving verplicht zijn om bepaalde gegevens te verstrekken of te bewaren. Dit kan betekenen dat wij uw verzoek (nog) niet kunnen uitvoeren.

Het kan daarom zijn dat een van volgende wettelijke weigeringsgronden van toepassing is:

• Wettelijke verplichting: Een wettelijke verplichting verzet zich tegen vernietiging, bijvoorbeeld in het geval van een facturatie aan de zorgverzekeraar.
• Aanmerkelijk belang van anderen: bijvoorbeeld in het geval van erfelijke aandoeningen of het bewaren is noodzakelijk voor wetenschappelijk onderzoek.
• U bent in behandeling bij ons: uw behandeling bij ons nog niet is afgerond en voor de continuïteit van uw zorg is het medisch dossier noodzakelijk.
• Identificatie is onvoldoende: we kunnen uw identiteit niet verifiëren aan de hand van de door u toegezonden gegevens.
• Een lopende rechtsvordering: er is sprake van een juridische procedure waarbij de gegevens beschikbaar moeten blijven.

Mocht er sprake zijn van een of meer van deze gevallen, kunnen wij uw verzoek afwijzen. Wij informeren u ook bij een eventuele afwijzing van uw verzoek.